Nicht enden wollende und ineffieziente Meetings und Besprechungen: wer kennt das im heutigen Berufsalltag nicht. Oft enden solche Treffen – trotz zahlreicher und langer Wortbeiträge – ohne konkrete Ergebnisse. Mit ein paar einfachen Regeln können Sie diese Besprechungen optimieren und effizienter gestalten und damit nicht nur Zeit und Kosten einsparen, sondern auch Energie und Arbeitsfreude bei den Mitarbeitern aufrechterhalten.

Überlegungen im Vorfeld

Unbestritten ist, dass Meetings, Besprechungen und Sitzungen viele Vorteile bieten: Informationen werden in direktem Kontakt untereinander ausgetauscht, Missverständnisse geklärt, Lösungsvorschläge diskutiert und – im günstigsten Fall – Entscheidungen im Team gefällt. Dennoch sollten Sie sich bei jedem Meeting fragen, ob die Besprechung überhaupt notwendig ist, denn jedes Treffen kostet Zeit und Geld. Reicht nicht eine Information per Telefon oder E-Mail, um das gewünschte Ziel zu erreichen? Berufen Sie Sitzungen nur dann ein, wenn sie akut nötig sind. Prüfen Sie vor allen Dingen auch sogenannte Serientermine. Wenn es nichts Wichtiges zu besprechen gibt, sagen Sie das Treffen einfach ab. Überlegen Sie auch, wer zu dem Meeting eingeladen werden soll und wer nicht. Wählen Sie gezielt die Teilnehmer aus.

Gut vorbereitet ins Meeting

Eine gute Organisation ist das A und O für ein effizientes Meeting. Legen Sie die Themen, den Ablauf und die Ziele des Treffens vorher fest. Senden Sie die Agenda und wichtige Informationen vorab an alle Teilnehmer, damit diese sich bereits im Vorfeld auf die Sitzung vorbereiten können. Eine rechtzeitige Einladung zum Meeting mit Bekanntgabe des Datums, der Uhrzeit und des Ortes sind die notwendigen organisatorischen Voraussetzungen. Geben Sie ebenfalls bekannt, wie lange die Sitzung ungefähr dauern soll, damit sich Ihre Mitarbeiter darauf einstellen können.

Sitzungsregeln und Moderator festlegen

Für ein effizientes Meeting ist es sehr hilfreich, wenn im Vorfeld allgemeine Sitzungsregeln festgelegt werden. Diese könnten zum Beispiel im Sitzungsraum für alle sichtbar ausgehängt werden. Hierin wird beispielsweise festgelegt, dass Sitzungen pünktlich beginnen und pünktlich enden sollten oder dass eine bestimmte Redezeit der Teilnehmer nicht überschritten werden darf. Darüber hinaus sollten sich alle Teilnehmer im Vorfeld auf allgemeine Diskussionsregeln und grundsätzliche Verhaltensregeln für Meetings einigen, sodass sich jeder für die Einhaltung dieser Regeln verantwortlich fühlt. So wäre es zum Beispiel hilfreich, wenn alle Teilnehmer sich darauf einigen, während der Sitzung nicht auf den Smartphones zu tippen, sondern konzentriert zuzuhören und einander ausreden zu lassen. Für jedes Treffen sollte möglichst ein Protokollführer und ein Moderator benannt werden. Hilfreich für ein effizientes Meeting ist es, den Ablauf der Sitzung und die wichtigsten Beschlüsse und Vereinbarungen mithilfe von Flipcharts, Whiteboards oder Pinnwänden zu visualisieren und die Ergebnisse am Ende kurz zusammenzufassen und für alle Teilnehmer nach Sitzungsende zeitnah per E-Mail zu versenden.