Änderungen im Meldeverfahren zum 1. Januar 2016

Einführung der Jahresmeldung zur Unfallversicherung (UV-Jahresmeldung)
Zum 1. Januar 2016 wird das Verfahren zur Übermittlung personenbezogener unfallversicherungsrelevanter Daten zum Zwecke der Betriebsprüfung angepasst. Die Ankoppelung der Unfallversicherungsdaten an die originäre Entgeltmeldung wird aufgegeben. Stattdessen sind die erforderlichen Daten ab dem 1. Januar 2016 für jeden im Vorjahr in der Unfallversicherung versicherten Beschäftigten ausschließlich in einer UV-Jahresmeldung anzugeben.

Übermittlung und Inhalt der UV-Jahresmeldung
Die UV-Jahresmeldung ist jeweils bis zum 16. Februar des Folgejahres zusätzlich zu den Entgeltmeldungen zur allgemeinen Sozialversicherung (Abgabetermin 15. Februar) mit dem neuen Abgabegrund „92“ zu melden. Ab 1. Januar 2016 sind unfallversicherungsrelevante Daten unabhängig vom Meldezeitraum ausschließlich mit diesem Abgabegrund zu übermitteln. In der UVJahresmeldung sind alle in der Unfallversicherung beitragspflichtigen Arbeitsentgelte eines Versicherten bezogen auf das Kalenderjahr zusammenzuführen. Die UV-Jahresmeldung ist mit dem Datensatz Meldung (DSME) und den Datenbausteinen Meldesachverhalt (DBME) und Unfallversicherung (DBUV) an die Datenannahmestelle der Einzugsstelle zu melden, die zum Zeitpunkt der Abgabe der Meldung für den Arbeitnehmer zuständig ist. Ist zum Zeitpunkt der Abgabe der UV-Jahresmeldung keine zuständige Einzugsstelle feststellbar, ist die UV-Jahresmeldung an die Datenannahmestelle der zuletzt bekannten Einzugsstelle zu übermitteln. 

Meldeinhalte sind insbesondere:

• die Versicherungsnummer,
• die Betriebsnummer des Beschäftigungsbetriebes,
• das Kalenderjahr der Versicherungspflicht zur Unfallversicherung,
• die Mitgliedsnummer des Unternehmers,
• die Betriebsnummer des zuständigen Unfallversicherungsträgers,
• das in der Unfallversicherung beitragspflichtige Arbeitsentgelt sowie
• seine Zuordnung zur jeweilig anzuwendenden Gefahrtarifstelle.

Der Zeitraum der Versicherungspflicht zur Unfallversicherung ist dabei unabhängig von der tatsächlichen Beschäftigungszeit im Meldezeitraum stets mit dem Zeitraum „01.01. bis 31.12.“ eines Kalenderjahres abzubilden.

In der UV-Jahresmeldung sind keine Angaben erforderlich zum

• Personengruppenschlüssel,
• Staatsangehörigkeitsschlüssel,
• Beitragsgruppenschlüssel,
• Tätigkeitsschlüssel,
• Rechtskreis,
• SV-Entgelt sowie zur
• Währung, Gleitzone und Mehrfachbeschäftigung.

Darüber hinaus entfallen in der UV-Jahresmeldung die Angaben zu den geleisteten Arbeitsstunden, die bislang im DBUV anzugeben sind.

Meldungen mit Personengruppenschlüssel „190“: Für ausschließlich in der Unfallversicherung versicherte Beschäftigte sind zum Zwecke der Betriebsprüfung UV-Jahresmeldungen und daneben weiterhin Meldungen nach § 28a Absatz 12 Sozialgesetzbuch Viertes Buch (SGB IV) mit dem Personengruppenschlüssel „190“ zu erstatten. Durch diese Kombination wird in der Betriebsprüfung auf Grundlage der abgegebenen Meldungen erkennbar, dass es sich um ein Beschäftigungsverhältnis handelt, bei dem keine Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherungspflicht bestanden hat.

Sondermeldungen von einmalig gezahltem Arbeitsentgelt: Mit der Aufhebung von § 11 Absatz 4 Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV) wird der Abgabegrund „91“ (Sondermeldung von einmalig gezahltem Arbeitsentgelt zur Unfallversicherung) gestrichen.

Unterjähriger Systemwechsel: Ungeachtet eines unterjährigen Wechsels des Entgeltabrechnungsprogrammes ist sicherzustellen, dass in der abzugebenden UV-Jahresmeldung das gesamte unfallversicherungspflichtige Arbeitsentgelt des gesamten Kalenderjahres enthalten ist. Insoweit sind bereits aufgelaufene melderelevante Werte zur Unfallversicherung zum Zwecke der UV-Jahresmeldung in das neue Entgeltabrechnungsprogramm zu übernehmen.

Sonderregelung für das Kalenderjahr 2015: Auch wenn nach § 5 Absatz 3 DEÜV Meldungen für bereits gemeldete Zeiträume nicht erstattet werden sollen, ist (ausnahmsweise) in den bis zum 16. Februar 2016 abzugebenden UV-Jahresmeldungen für das Jahr 2015 das gesamte beitragspflichtige Arbeitsentgelt zur Unfallversicherung anzugeben, auch wenn dieses bereits in voller Höhe (durch eine Abmeldung) oder teilweise (zum Beispiel durch eine Unterbrechungsmeldung) übermittelt worden ist. Für das Kalenderjahr 2015 ist insoweit für jeden Arbeitnehmer, der an mindestens einem Tag ein unfallversicherungspflichtiges Beschäftigungsverhältnis ausgeübt hat, eine UV-Jahresmeldung abzugeben.

Korrektur von Entgeltmeldungen ab dem 1. Januar 2016: War eine bereits erstattete UV-Jahresmeldung mit dem Meldegrund „92“ nicht abzugeben beziehungsweise enthielt sie unzutreffende Angaben, ist diese unabhängig vom Meldezeitraum nach den bestehenden Regeln zu stornieren und gegebenenfalls neu zu melden. Sofern eine vor dem 1. Januar 2016 erstattete Entgeltmeldung mit Angaben zur Unfallversicherung

• nicht abzugeben war oder
• unzutreffende Angaben zur übrigen Sozialversicherung, aber nicht zur Unfallversicherung, enthielt oder
• unzutreffende Angaben zur übrigen Sozialversicherung und zur Unfallversicherung enthielt,

ist diese zu stornieren. Ausgenommen hiervon sind Änderungen in den gemeldeten Arbeitsstunden. In diesen Fällen ist keine Korrektur vorzunehmen.

Soweit ausschließlich die Unfallversicherungsdaten in einer Entgeltmeldung vor dem 1. Januar 2016 unzutreffend waren, sind die korrekten Daten mit einer UV-Jahresmeldung zu übermitteln. Eine Stornierung der bereits abgegebenen Entgeltmeldung ist in diesem Fall nicht erforderlich. Wurde hingegen bereits eine UV-Jahresmeldung für den Zeitraum vor dem 1. Januar 2016 zum Beispiel durch eine vorherige Meldekorrektur abgegeben, ist diese zu stornieren und neu zu melden, wenn sich inhaltliche Änderungen ergeben. Änderungen in den gemeldeten Arbeitsstunden sind hiervon gleichermaßen ausgenommen; in diesen Fällen bedarf es keiner Korrektur.

Einführung eines Lohnnachweises zur gesetzlichen Unfallversicherung: Ab 2017 haben die Betriebe nach Ablauf eines Kalenderjahres die Arbeitsentgelte der Versicherten und die geleisteten Arbeitsstunden mit dem Lohnnachweis zur gesetzlichen Unfallversicherung zu melden. Somit müssen diese Daten künftig nicht mehr in jeder einzelnen Meldung angegeben werden. Stattdessen meldet der Arbeitgeber die Angaben zu den Arbeitsentgelten und den geleisteten Arbeitsstunden mit dem elektronischen Lohnnachweis bis zum 16. Februar des Folgejahres direkt an den Spitzenverband der gesetzlichen Unfallversicherung. Die Meldung des Lohnnachweises ab 2017 erfolgt zusätzlich zur neuen UV-Jahresmeldung.