Für die Entwicklung von Ideen braucht es Zeit – am besten einen festen, regelmäßigen Termin außerhalb von Arbeitsbesprechungen. Im optimalen Fall findet die Ideenkonferenz außerhalb des Unternehmens selbst statt. Ob Sie alle Mitarbeiter oder eine bestimmte Gruppe dazu einladen, hängt von der Größe und Organisationsform Ihres Unternehmens oder Ihrer Abteilung ab. Regelmäßige, angekündigte Ideenkonferenzen bewirken oft, dass Mitarbeiter sich vorbereiten und wenn ihnen Verbesserungsmöglichkeiten auffallen, diese auch notieren. Jeder Mitarbeiter, unabhängig von seinem beruflichen Status, sollte die Möglichkeit haben, auch zunächst abwegig erscheinende Ideen vorzustellen. Die erste Reaktion sollte immer positiv ausfallen, etwa durch Dank für den Vorschlag. Die übrigen Teilnehmer sollten alle Ideen ernsthaft und kreativ durchspielen, ohne sofort die „Rote Karte“ zu zücken – die Leitfrage müsste hierbei lauten: „Wie könnte das erreicht werden?“. Vielen Ideen liegen wichtige Beobachtungen zugrunde. Daher sollten sich die Diskussionen damit beschäftigen, welches Ziel durch einen Vorschlag erreicht werden soll – vielleicht findet sich für dieses Ziel im weiteren Gespräch sogar noch ein besserer Weg, das Gewünschte zu erreichen.
Wie richte ich eine Ideenkonferenz ein?
Zur leichteren Vorbereitung sollten Sie die Ideenkonferenz an eine bestimmte Frage koppeln, etwa „Was können wir an unserem eigenen Arbeitsplatz verbessern?“ oder „Wie kommunizieren wir besser mit unseren Kunden?“
Geben Sie das Thema gemeinsam mit dem Termin mindestens vier Wochen vorher bekannt, damit jeder Mitarbeiter sich damit beschäftigen und eigene Vorschläge entwickeln kann. Lassen Sie die Ideen dann vor oder bei der Ideenkonferenz auf Karten oder Blätter notieren, lesen Sie sie einzeln vor und heften Sie sie ohne Kommentare oder Bewertungen an eine Pinnwand. Danach erfolgen die gemeinsame Sichtung und die Gruppierung der Vorschläge nach inhaltlicher Zusammengehörigkeit.
Auswertung und Umsetzung
Für die Bewertung der Ideen sollten bestimmte, allen bekannte Kriterien genutzt werden. Manche Vorschläge müssen vielleicht noch präzisiert, recherchiert oder überdacht werden. Geben Sie trotzdem zeitnah ein Feedback, was mit der jeweiligen Idee geschehen soll und warum. Bewertungskriterien könnten zum Beispiel sein:
- Wäre es ein Alleinstellungsmerkmal unseres Hauses/unserer Produkte?
- Lässt es sich schnell umsetzen?
- Spart es Zeit und/oder Geld?
- Steigert es die Qualität beziehungsweise senkt es die Fehlerquote?
- Trägt es zur Zufriedenheit der Mitarbeiter bei?
Versehen Sie die bewerteten Vorschläge mit Symbolen für „sofort machen“, „muss noch geprüft werden“, „wird später umgesetzt (mit Datum)“, „kann derzeit aus folgendem Grund nicht umgesetzt werden“.
Dranbleiben ist wichtig
Entscheidend ist, regelmäßig – spätestens zu Beginn der folgenden Ideenkonferenz – den Status der bereits vorliegenden Vorschläge gemeinsam zu klären. Erledigte Posten sind auszusortieren und die als „nicht umsetzbar“ oder „später anzugehen“ eingestuften Vorschläge nochmals dahingehend zu beleuchten, ob sie vielleicht inzwischen akut geworden sind – oder sich erledigt haben. Bleiben Sie hierbei am Ball, denn Ihre Mitarbeiter möchten erleben, dass Sie sich mit den Anregungen immer wieder ernsthaft beschäftigen – dann bringen sie auch weiterhin Vorschläge ein. Mit der Ideenkonferenz schaffen Sie eine einfache Möglichkeit, Ihr Unternehmen und Ihre Produkte schrittweise zu verbessern. Und da die Mitarbeiter ihre eigenen Beobachtungen und Ideen einbringen können, steigen auch die Motivation im Team und die Bindung an Ihr Unternehmen – eine klassische Win-win-Situation.