Nachfolgeregelung – Frühzeitige Planung vor der Rente

Kündigungen und schwere Krankheiten sind nicht kalkulierbar. Vorhersehbar sind dagegen die offenen Stellen, die durch Mitarbeiter entstehen, die die berufliche Altersgrenze erreichen. Schließlich kommt das Ausscheiden eines Mitarbeiters in den Ruhestand nicht plötzlich. Gerade diese Berechenbarkeit kann das Personalwesen (HR) für eine adäquate Nachfolgeplanung nutzen, damit die Personaldecke nicht ungewollt dünn wird. Wer frühzeitig plant, ist klar im Vorteil. Lücken in der Belegschaft können unerwartete Probleme bereiten – vor allem, wenn sie in Zeiten von Fachkräfteknappheit nicht kurzfristig geschlossen werden können. Daher empfiehlt sich eine Nachfolge- Strategie. Planbare Vakanzen reißen dann keine Löcher in den Personalbestand.

Das Instrument Altersstrukturanalyse

Viele Personalabteilungen verschaffen sich über einen Zeitraum von fünf oder auch zehn Jahren einen Überblick, wer wann in welchem Bereich aus Altersgründen aus dem Unternehmen ausscheidet – unter sonst gleichen Bedingungen. Dabei hilft das praktische Instrument der Altersstrukturanalyse. Wird diese kontinuierlich fortgeschrieben, reicht der mögliche Planungshorizont immer genügend weit voraus, damit die „Personaler“ zeitlich komfortabel planen können. Sollen „Eigengewächse“ herangezogen werden, ist der Vorab-Zeitraum deutlich länger, dauert doch schon eine Ausbildung zwei bis drei Jahre.

Die Schritte der Nachfolgeplanung

Jede Nachfolgeplanung beginnt mit dem Einordnen der Position des ausscheidenden Mitarbeiters im Unternehmen: Ist es eine Fachkraft, ein Experte oder ein Manager? Unabhängig von der vakanten Stelle, ist immer die Frage zu beantworten, welche Qualifikationen und Fähigkeiten notwendig sind, um die frei werdende Aufgabe ausfüllen zu können. Im besten Fall wird frühzeitig mit dem Noch-Stelleninhaber besprochen, welche zentralen Aufgaben seine Tätigkeit umfasst und welche Eigenschaften und Kenntnisse dafür erforderlich sind.

Mit oder ohne Personalberater

Ist das Anforderungsprofil für die frei werdende Stelle festgezurrt, sollte geklärt werden, ob diese Position intern besetzt werden kann. Steht ein interner Bewerber zur Verfügung, sind das Ist und das Soll miteinander abzugleichen. Von dem Ergebnis hängt ab, ob weiteres Knowhow, eine Zusatzqualifikation oder außerfachliche Bildungsmaßnahmen erforderlich sind.

Soll die frei werdende Position extern besetzt werden, empfiehlt sich die gesamte Klaviatur der Suchmöglichkeiten: von der klassischen Stellenausschreibung über die eigene Website bis hin zum Beauftragen eines Consulting-Unternehmens. Der erforderliche zeitliche Vorlauf, um einen Personalberater zu kontaktieren, hängt von der hierarchischen Stellung ab: Bei Fachkräften sollte ein Zeitraum von rund 18 Monaten vor dem Ausscheiden des aktuellen Stelleninhabers avisiert werden, bei Experten und Managern sollten rund 24 bis 36 Monate eingeplant werden.

Umstrukturierung als Alternative

Das Ausscheiden eines Arbeitnehmers aus Altersgründen kann Anlass sein, Abteilungen oder Aufgabenbereiche mit dem Ziel umzustrukturieren, die frei werdende Stelle nicht mehr zu besetzen. Dann verschafft die Alterstrukturanalyse ausreichend Zeit, die Umstrukturierung vorzubereiten und umfassend im Unternehmen zu kommunizieren.

Passende Nachfolge, stimmige Teams

Die kontinuierliche Nachfolgeplanung ist keine unüberwindbare Aufgabe, im Gegenteil. Sie ist ein strategisches Instrument, das dazu dient, personelle Veränderungen ohne Knowhow-Verlust und ohne größere Schwierigkeiten zu bewältigen. Sie kann dazu beitragen, Teams zu bilden, die gut miteinander harmonieren.