Stressfrei - Urlaubsplanung im Betrieb

Grundsätzlich gilt, dass Arbeitnehmer keinen Anspruch darauf haben, in einem bestimmten Zeitraum ihren Urlaub zu nehmen. Allerdings bestimmt § 7 Absatz 2 BUrlG (Bundesurlaubsgesetz), dass dem Urlaubswunsch des Arbeitnehmers entsprochen werden muss, wenn keine dringenden betrieblichen Erfordernisse oder Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer, die aus sozialen Gründen den Vorrang haben, dem entgegenstehen.

Die sozialen Kriterien sind vielfältig – insbesondere zählen dazu: 

• Arbeitnehmer mit schulpflichtigen Kindern, die auf die Schulferien angewiesen sind,
• Urlaubsansprüche des Ehegatten (falls beispielsweise der Partner feriengebunden ist),
• religiöse Gründe,
• bestimmte Zeitfenster für Heimaturlaube von Migranten,
• gesundheitliche Gründe oder
• die Pflege von Familienangehörigen.

Wer hat Vorrang in den Ferien?

Schon im Vorfeld der Urlaubsplanung wägen viele Arbeitnehmer selbst verschiedene Aspekte ab; zum Beispiel wie die eigene Urlaubsvertretung geregelt ist, wann der Partner Urlaub nimmt oder wie die Betreuung der Kinder gewährleistet ist. Sie als Arbeitgeber berücksichtigen sowohl die Belange des Betriebes als auch die Wünsche Ihrer Mitarbeiter. Kommt es zu Terminkonflikten zwischen den Mitarbeitern, muss nach sozialen Gesichtspunkten abgewogen werden, etwa ob es schulpflichtige Kinder gibt. Im nächsten Schritt werden Betriebszugehörigkeit, Alter und schon gewährte Urlaubszeiten berücksichtigt.

In größeren Betrieben ist ein Urlaubsplan sinnvoll, in den sich die Mitarbeiter ihre Wunschtermine eintragen. Danach legen Sie als Arbeitgeber – unter Berücksichtigung der Wünsche – fest, wer zu welcher Zeit Urlaub machen kann. Weichen Sie davon nur ab, wenn dringende betriebliche Gründe vorliegen oder Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer vorgehen. Wenn in einer Abteilung nur Arbeitnehmer mit Schulkindern arbeiten, könnte man sich auf ein „rollierendes Modell“ einigen: Ein Jahr bekommt der eine Arbeitnehmer in den Sommerferien Urlaub und im nächsten Jahr der andere Arbeitnehmer. Oder der Kollege, der in den Schulferien leer ausgeht, wird bei der Vergabe von Urlaub an Brückentagen bevorzugt. Möglich ist auch, dass der eine Mitarbeiter die erste Hälfte der Ferien Urlaub erhält, der andere in der zweiten.

Betriebsferien

Ist eine Vertretung nur schwer zu organisieren, vor allem in Kleinbetrieben, ist auch ein Betriebsurlaub möglich. Dafür sind Zeiten, in denen erfahrungsgemäß nur wenige Aufträge eingehen, besonders geeignet. Der Betriebsurlaub sollte frühzeitig geplant und auch vom gegebenenfalls existierenden Betriebsrat abgesegnet werden. Besteht kein Betriebsrat, können Sie allein bestimmen, ob und wie lange Betriebsferien gemacht werden. Die Betriebsferien sollten zudem nicht so lange dauern, dass der gesamte Jahresurlaub der Mitarbeiter verbraucht wird.

Wie viel Urlaub kann man zusammenhängend nehmen?

Arbeitnehmer haben Anspruch auf einen möglichst zusammenhängenden Urlaub (§ 7 Absatz 2 BUrlG). Das Minimum beträgt dabei zwölf aufeinanderfolgende Werktage. Voraussetzung ist aber, der Arbeitnehmer hat einen Urlaubsanspruch von mehr als zwölf Tagen. Als Werktage zählen alle Tage außer Sonn- und Feiertage.

Resturlaub bis Ende März nehmen

Grundsätzlich muss der gesamte Jahresurlaub im laufenden Kalenderjahr in Anspruch genommen werden (§ 7 Absatz 2 BUrlG). Da dies jedoch in der betrieblichen Praxis häufig nicht möglich ist, gibt es eine Sonderregelung im Bundesurlaubsgesetz, die einen Aufschub von offenen Urlaubstagen noch bis zum 31. März des Folgejahres ermöglicht. Voraussetzungen sind dringende betriebliche Gründe (zum Beispiel ein hoher Arbeitsanfall) oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe (zum Beispiel die Erkrankung des Arbeitnehmers oder eines Familienmitglieds). Liegt einer dieser gesetzlichen Übertragungsgründe vor, muss der Mitarbeiter seinen Resturlaub nicht extra beantragen. Der übrige Urlaub aus dem Vorjahr wird automatisch auf das nächste Kalenderjahr übertragen.